Быстрый старт
Ниже рассказывается, как подключить Телефонистку к вашей АТС. Через 15 минут вы настроите свою АТС и личный кабинет Телефонистки так, что звонки, на которые вы не смогли ответить, будут переадресованы в колл-центр Телефонистки, где профессиональные операторы обработают звонок.
Описанный сценарий подключения Телефонистки называется «Защита от пропущенных». По этому сценарию наши операторы записывают контактные данные и вопрос недозвонившегося до вас клиента, и пересылают их нужному сотруднику или в нужный отдел. «Защита от пропущенных» — не единственный сценаций Телефонистки, информацию по другим сценариям можно найти в разделе Поддержка на нашем сайте.
В двух словах настройка сценария «Защита от пропущенных» заключается в следующем:
- в личном кабинете Телефонистки вы указывается информацию, необходимую операторам для обработки ваших пропущенных звонков
- в своей АТС вы настраиваете для Телефонистки отдельный внутренний номер (точно такой же, как у любого вашего сотрудника)
- в своей АТС вы задаете правило, по которому пропущенный звонок будет переадресован на внутренний номер, который заведен для Телефонистки
Настройка компании в Телефонистке
Общая информация
- Зайдите в личный кабинет; логин, пароль и адрес личного кабинета вы должны были получить по Email
- Перейдите в раздел Настройки
- На закладке Компания задайте параметры своей организации. Назначение каждого параметра подробно расписано на странице
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Рабочее время
- Перейдите в раздел Рабочее время
- Выберете часовой пояс и задайте рабочее время для своей компании. Звонки в рабочее и в нерабочее время обрабатываются операторами по-разному
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Отделы
- Перейдите в раздел Отделы
- Нажмите кнопку Добавить
- В появившейся строке в колонках:
- Отдел - укажите название отдела
- Добавочный - укажите внутренний номер для данного отдела на своей АТС
- Посылать уведомления - выберите, кому будут приходить сообщения от оператора, адресованные данному отделу: или сообщения будут приходить всему отделу (т.е. каждый сотрудник отдела увидит сообщение), или сообщения на отдел будут приходить одному выбранному сотруднику
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Сотрудники
- Перейдите в раздел Сотрудники
- Нажмите кнопку Добавить
- В появившейся строке введите:
- Email логин - укажите email адрес сотрудника. Обратите внимание, что:
- Email логин не может быть изменен. Если вы ошиблись с вводом email, удалите сотрудника и создайте заново (для удаления нажмите иконку "корзина" справа в строке сотрудника).
- Email логин будет использован для входа в мобильные приложения
- На указанный email будут приходить уведомления и сообщения от операторов
- ФИО - укажите фамилию и имя или фамилию-имя-отчество в зависимости от того, как принято обращаться в своей компании
- Отдел - укажите отдел, в котором работает сотрудник
- Должность - укажите должность сотрудника
- Добавочный - укажите внутренний номер сотрудника в своей АТС
- Мобильный номер - мобильный сотрудника, на который оператор может переадресовать звонок. Номер должен быть задан в формате, который поддерживается вашей АТС (например, с 8 в начале номера)
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Создание новой линии
- В личном кабинете перейдите в раздел Линии и сценарии
- Нажминте кнопку Добавить линию и сценарий
- В появившемся окне введите название линии и выберите в списке Сценарий линии вариант Защита от пропущенных
- Нажмите на кнопку Создать
Сценарий обработки звонков
- Перейдите в раздел Сценарий обработки звонков
- В пунктах 1 и 2 выберите варианты приветсвия и прощания, которые вам больше нравятся
- В пункте 3 выберите, на какого сотрудника или отдел будут передаваться сообщения от оператора.
- В пункте 4 укажите, хотите ли вы обрабатывать звонки в нерабочее время: если выберите вариант Нет, то в нерабочее время позвонивший вам клиент услышит короткие гудки. После выбора нужных вариантов не забудьте нажать на кнопку Сохранить в правом верхнем углу.
Настройки в Битрикс24
Создание пользователя
- Зайдите в Битрикс24 и создайте там нового пользователя. Для этого в левом меню выберите Пригласить сотрудников: В открывшейся форме перейдите на закладку Зарегестрировать, задайте ФИО, должность и email нового сотрудника (можете задавать любые значения) и нажмите на кнопку Добавить
- В левом меню перейдите в раздел Телефония (раздел в меню по умолчанию находится в подпункте Ещё)
- На открывшейся форме в пункте Внутренний номер задайте любой незанятый внутренний номер. В пункте Подключить телефонный аппарат выберите Вкл. Ниже появятся 3 строки, значения которых вам понадобятся на следующем шаге:
- Сервер
- Логин
- Пароль
- Перейдите в личный кабинет Телефонистки в раздел Линии и сценарии и в настройках нужной вам линии на закладке Подключения АТС (SIP) вставьте скопированные в шаге выше значения:
- Cервер в поле SIP сервер
- Логин скопировать в поле Пользователь
- Пароль в поле Пароль
- Поле SIP proxy заполнять не надо
Нажмите на кнопку Сохранить и проверить (эта кнопка появится, как только вы заполните все обязательные поля)
Если соединение проверено успешно, то появится сообщение Соединение установлено
Если параметры заданы неправильно или нет возможности подключиться к АТС, то внизу появится сообщение о том, что соединение не установлено. Необходимо перепроверить введенные настройки на форме и перепроверить настройки вашей АТС
Перейдите в раздел Пользователи, в колонке Действия в строке с только что созданным пользователем нажмите на ссылку Настроить
Подключение линии «Защита от пропущенных»
Линия "Защита от пропущенных" нужна, чтобы определенная группа сотрудников (например, отдел продаж) не пропускали ни одного входящего звонка. В вашей АТС группы сотрудников (отделы) включаются в одну очередь. Основной сценарий использования линии "Защита от пропущенных" такой:
- входящий звонок приходит в очередь
- никто из сотрудников не может ответить на звонок
- звонок из очереди через определенный тайм-аут переводится на внутренний номер, к которому подключена Телефонистка
Ниже описана настройка этого сценария:
- В Битрикс24 перейдите в раздел Телефония, а потом в Группы, в списке Групп найдите ту, для которой хотите настроить Защиту от пропущенных, и перейдите в Редактировать:
- В разделе Обработка неотвеченного звонка в пункте Если сотрудники не ответили на звонок выберите Перенаправить звонок на указанный номер, а в пункте Номер для перенаправления задайте внутренний номер созданного ранее сотрудника:
Проверка и запуск
Проверка звука
- В разделе Линии и сценарии на панели Линии и сценарии обработки звонков найдите недавно созданную линию. Убедитесь, что слева от названия линии нет красного восклицательного знака. Если знак есть, значит есть проблемы с настройками линии, и необходимо перепроверить все ранее выполненные настройки линии
- На своей АТС позвоните на внутренний номер, который был задан в разделе Подключение к АТС
- Вы должны услышать голосовое сообщение, в котором вас попросят что-нибудь сказать для проверки звука
- После звонка в личном кабинете перейдите в раздел Главная
- На панели звонки найдите совершенный звонок; звонок может появиться с задержкой до 1 минуты
- Щелкните по строке звонка, появится плеер для прослушивания записи
- Прослушайте запись и убедитесь, что слышен и голос оператора, и ваш голос