Быстрый старт
Ниже рассказывается, как подключить Телефонистку к вашей АТС. Через 15 минут вы настроите свою АТС и личный кабинет Телефонистки так, что звонки, на которые вы не смогли ответить, будут переадресованы в колл-центр Телефонистки, где профессиональные операторы обработают звонок.
Описанный сценарий подключения Телефонистки называется «Защита от пропущенных». По этому сценарию наши операторы записывают контактные данные и вопрос недозвонившегося до вас клиента, и пересылают их нужному сотруднику или в нужный отдел. «Защита от пропущенных» — не единственный сценаций Телефонистки, информацию по другим сценариям можно найти в разделе Поддержка на нашем сайте.
В двух словах настройка сценария «Защита от пропущенных» заключается в следующем:
- в личном кабинете Телефонистки вы указывается информацию, необходимую операторам для обработки ваших пропущенных звонков
- в своей АТС вы настраиваете для Телефонистки отдельный внутренний номер (точно такой же, как у любого вашего сотрудника)
- в своей АТС вы задаете правило, по которому пропущенный звонок будет переадресован на внутренний номер, который заведен для Телефонистки
Настройка компании в Телефонистке
Общая информация
- Зайдите в личный кабинет; логин, пароль и адрес личного кабинета вы должны были получить по Email
- Перейдите в раздел Настройки
- На закладке Компания задайте параметры своей организации. Назначение каждого параметра подробно расписано на странице
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Рабочее время
- Перейдите в раздел Рабочее время
- Выберете часовой пояс и задайте рабочее время для своей компании. Звонки в рабочее и в нерабочее время обрабатываются операторами по-разному
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Отделы
- Перейдите в раздел Отделы
- Нажмите кнопку Добавить
- В появившейся строке в колонках:
- Отдел - укажите название отдела
- Добавочный - укажите внутренний номер для данного отдела на своей АТС
- Посылать уведомления - выберите, кому будут приходить сообщения от оператора, адресованные данному отделу: или сообщения будут приходить всему отделу (т.е. каждый сотрудник отдела увидит сообщение), или сообщения на отдел будут приходить одному выбранному сотруднику
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Сотрудники
- Перейдите в раздел Сотрудники
- Нажмите кнопку Добавить
- В появившейся строке введите:
- Email логин - укажите email адрес сотрудника. Обратите внимание, что:
- Email логин не может быть изменен. Если вы ошиблись с вводом email, удалите сотрудника и создайте заново (для удаления нажмите иконку "корзина" справа в строке сотрудника).
- Email логин будет использован для входа в мобильные приложения
- На указанный email будут приходить уведомления и сообщения от операторов
- ФИО - укажите фамилию и имя или фамилию-имя-отчество в зависимости от того, как принято обращаться в своей компании
- Отдел - укажите отдел, в котором работает сотрудник
- Должность - укажите должность сотрудника
- Добавочный - укажите внутренний номер сотрудника в своей АТС
- Мобильный номер - мобильный сотрудника, на который оператор может переадресовать звонок. Номер должен быть задан в формате, который поддерживается вашей АТС (например, с 8 в начале номера)
- Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу
Создание новой линии
- В личном кабинете перейдите в раздел Линии и сценарии
- Нажминте кнопку Добавить линию и сценарий
- В появившемся окне введите название линии и выберите в списке Сценарий линии вариант Защита от пропущенных
- Нажмите на кнопку Создать
Сценарий обработки звонков
- Перейдите в раздел Сценарий обработки звонков
- В пунктах 1 и 2 выберите варианты приветсвия и прощания, которые вам больше нравятся
- В пункте 3 выберите, на какого сотрудника или отдел будут передаваться сообщения от оператора.
- В пункте 4 укажите, хотите ли вы обрабатывать звонки в нерабочее время: если выберите вариант Нет, то в нерабочее время позвонивший вам клиент услышит короткие гудки. После выбора нужных вариантов не забудьте нажать на кнопку Сохранить в правом верхнем углу.
Настройки в АТС Нью-Тел
Создание пользователя
- Откройте личный кабинет облачной АТС Нью-Тел. Выберите в левом меню пункт Настройки:
- В открывшейся форме в разделе Внутренние номера (SIP-аккаунты) нажмите на кнопку Параметры SIP:
- В открывшейся форме выберите любой не занятый внутренний номер и скопируйте из его строки значения:
- колонки Логин
- колонки Пароль
- Перейдите в личный кабинет Телефонистки в раздел Линии и сценарии и в настройках нужной вам линии на закладке Подключения АТС (SIP) вставьте скопированные в шаге выше значения:
- Логин скопировать в поле Пользователь
- Пароль в поле Пароль
- Адрес сервера в поле SIP сервер
- Поле SIP proxy заполнять не надо
Нажмите на кнопку Сохранить и проверить (эта кнопка появится, как только вы заполните все обязательные поля)
Если соединение проверено успешно, то появится сообщение Соединение установлено
Если параметры заданы неправильно или нет возможности подключиться к АТС, то внизу появится сообщение о том, что соединение не установлено. Необходимо перепроверить введенные настройки на форме и перепроверить настройки вашей АТС
Подключение линии «Защита от пропущенных»
Линия "Защита от пропущенных" нужна, чтобы определенная группа сотрудников (например, отдел продаж) не пропускали ни одного входящего звонка. В вашей АТС группы сотрудников (отделы) включаются в одну очередь. Основной сценарий использования линии "Защита от пропущенных" такой:
- входящий звонок приходит в очередь
- никто из сотрудников не может ответить на звонок
- звонок из очереди через определенный тайм-аут переводится на внутренний номер, к которому подключена Телефонистка
Ниже описана настройка этого сценария:
- В Нью-Тел на странице с настройками в разделе Внешние номера, выберите тот внешний номер, к которому хотите подключить Телефонискту:
- Для создания нового сценария нажмите на кнопку Добавить режим, введите название сценария.
- Нажмите на кнопкуАктивировать
В разделе Обработка звонков нажмите на ссылку Настроить, в появившейся форме выберите пункт Очередь звонков.
В пункте Участники очереди отсутствуют выберите внутренние номера тех сотрудников, которые должны отвечать входящие звонки. После этого в пункте Время нахождения в очереди укажите количество секунд, отведенное вашим сотрудникам на ответ (через указанное количество секунд звонок уйдет в Телефонистку). Мы рекомендуем ставить 20 секунд. Сделанные настройки должны выглядеть так:
Нажмите на кнопку Добавить действие, выберите пункт Прямой набор:
В пункте Распределение входящих вызовов не настроено нажмите на ссылку Настроить и укажите внутренний номер, который вы выбрали для Телефонистки. В итоге должны получиться следующие настройки:
Проверка и запуск
Проверка звука
- В разделе Линии и сценарии на панели Линии и сценарии обработки звонков найдите недавно созданную линию. Убедитесь, что слева от названия линии нет красного восклицательного знака. Если знак есть, значит есть проблемы с настройками линии, и необходимо перепроверить все ранее выполненные настройки линии
- На своей АТС позвоните на внутренний номер, который был задан в разделе Подключение к АТС
- Вы должны услышать голосовое сообщение, в котором вас попросят что-нибудь сказать для проверки звука
- После звонка в личном кабинете перейдите в раздел Главная
- На панели звонки найдите совершенный звонок; звонок может появиться с задержкой до 1 минуты
- Щелкните по строке звонка, появится плеер для прослушивания записи
- Прослушайте запись и убедитесь, что слышен и голос оператора, и ваш голос
Подключение к колл-центру
- В разделе Линии и сценарии на панели Линии и сценарии обработки звонков найдите недавно созданную линию
- Наведите мышкой на область левее названия линии и нажмите на появившуюся кнопку, откроется меню
- В открывшемся меню выберите пункт Подключить к колл-центру
- Поздравляем! Вы настроили линию секретаря. С этого момента звонки будут обрабатываться колл-центром
- Для отключение колл-центра от обработки звонков в этом же меню нужно выбрать Отключить от колл-центра (пункт появляется только на включенных линиях)
