Быстрый старт

Ниже рассказывается, как подключить Телефонистку к вашей АТС. Через 15 минут вы настроите свою АТС и личный кабинет Телефонистки так, что звонки, на которые вы не смогли ответить, будут переадресованы в колл-центр Телефонистки, где профессиональные операторы обработают звонок. Описанный сценарий подключения Телефонистки называется "Защита от пропущенных". По этому сценарию наши операторы записывают контактные данные и вопрос недозвонившегося до вас клиента, и пересылают их нужному сотруднику или в нужный отдел. "Защита от пропущенных" - не единственный сценраций Телефонистки, информацию по другим сценариям можно найти в разделе Поддержка на нашем сайте.

В двух словах настройка сценария "Защита от пропущенных" заключается в следующем:
  • в личном кабинете Телефонистки вы указывается информацию, необходимую операторам для обработки ваших пропущенных звонков
  • в своей АТС вы настраиваете для Телефонистки отдельный внутренний номер (точно такой же, как у любого вашего сотрудника)
  • в своей АТС вы задаете правило, по которому пропущенный звонок будет переадресован на внутренний номер, который заведен для Телефонистки

Настройка компании в Телефонистке

1. Зайдите в личный кабинет; логин, пароль и адрес личного кабинета вы должны были получить по Email

2. Перейдите в раздел Настройки

3. На закладке Компания задайте параметры своей организации. Назначение каждого параметра подробно расписано на странице

4. Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу

1. Перейдите в раздел Рабочее время

2. Выберете часовой пояс и задайте рабочее время для своей компании. Звонки в рабочее и в нерабочее время обрабатываются операторами по-разному

3. Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу

1. Перейдите в раздел Отделы

2. Нажмите кнопку Добавить

3. В появившейся строке в колонках:

  • Отдел - укажите название отдела
  • Добавочный - укажите внутренний номер для данного отдела на своей АТС
  • Посылать уведомления - выберите, кому будут приходить сообщения от оператора, адресованные данному отделу: или сообщения будут приходить всему отделу (т.е. каждый сотрудник отдела увидит сообщение), или сообщения на отдел будут приходить одному выбранному сотруднику

4. Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу

1. Перейдите в раздел Сотрудники

2. Нажмите кнопку Добавить

3. В появившейся строке введите:

  • Email логин - укажите email адрес сотрудника. Обратите внимание, что:
    • Email логин не может быть изменен. Если вы ошиблись с вводом email, удалите сотрудника и создайте заново (для удаления нажмите иконку "корзина" справа в строке сотрудника).
    • Email логин будет использован для входа в мобильные приложения
    • На указанный email будут приходить уведомления и сообщения от операторов
  • ФИО - укажите фамилию и имя или фамилию-имя-отчество в зависимости от того, как принято обращаться в своей компании
  • Отдел - укажите отдел, в котором работает сотрудник
  • Должность - укажите должность сотрудника
  • Добавочный - укажите внутренний номер сотрудника в своей АТС
  • Мобильный номер - мобильный сотрудника, на который оператор может переадресовать звонок. Номер должен быть задан в формате, который поддерживается вашей АТС (например, с 8 в начале номера)

4. Нажмите кнопку Сохранить в правом верхнем углу

1. В личном кабинете перейдите в раздел Линии и сценарии

2. Нажминте кнопку Добавить линию и сценарий

3. В появившемся окне введите название линии и выберите в списке Сценарий линии вариант Защита от пропущенных

4. Нажмите на кнопку Создать

1. Перейдите в раздел Сценарий обработки звонков

2. В пунктах 1 и 2 выберите варианты приветсвия и прощания, которые вам больше нравятся

3. В пункте 3 выберите, на какого сотрудника или отдел будут передаваться сообщения от оператора.

4. В пункте 4 укажите, хотите ли вы обрабатывать звонки в нерабочее время: если выберите вариант Нет, то в нерабочее время позвонивший вам клиент услышит короткие гудки. После выбора нужных вариантов не забудьте нажать на кнопку Сохранить в правом верхнем углу.

Настройки в АТС Телфин

1. Откройте личный кабинет АТС Телфин. Нажмите кнопку Настройки:

2. В разделе Сотрудники и очереди нажмите кнопку Показать всех:

3. Нажмите кнопку Создать пользователя. В открывшемся окне заполните все необходимые поля: ФИО, внутренний номер и пароль. Нажмите кнопку Добавить.

4. Если вы открыли эту инструкцию во время Найстройки линии и сценария, то заполните в личном кабинете поля формы Подключения АТС (SIP). Для заполнения вам понадобятся данные из PDF файла, который вам присылал Telphin, когда вы получали доступ к вашей АТС. Вам понадобится Код АТС (это цифры до звездочки во второй колонке "Display Name") и Адрес сервера: В личном кабинете Телефонистки поля формы Подключения АТС (SIP) заполните следующим образом:

  • Поле Пользователь заполнить значением КОД_АТС*ВНУТРЕННИЙ_НОМЕР (внутренний номер - это 3 цифры, которые только что вводили в пункте 3).
  • Поле Пароль заполнить только что введенным паролем (пароль, который задавался в пункте 3)
  • Поле SIP сервер заполнить значением Адреса сервера из PDF-инструкции от Телфин
  • Поле SIP proxy заполнять не надо
Если вы не занимаетесь сейчас Настройкой линии и сценария, то сохраните параметры для формы: они вам понадобятся при настройке новой линии по руководствам.

5. Щелкните по созданномы сотруднику. Перейдите в пункт Настройки добавочного:

6. В поле Время ожидания ответа (в секундах) укажите значние 300 и нажмите кнопку Сохранить:

Линия "Защита от пропущенных" нужна, чтобы определенная группа сотрудников (например, отдел продаж) не пропускали ни одного входящего звонка. В вашей АТС группы сотрудников (отделы) включаются в одну очередь. Основной сценарий использования линии "Защита от пропущенных" такой:

  • входящий звонок приходит в очередь
  • никто из сотрудников не может ответить на звонок
  • звонок из очереди через определенный тайм-аут переводится на внутренний номер, к которому подключена Телефонистка

Ниже описана настройка этого сценария:

1. Откройте личный кабинет АТС Телфин. Нажмите кнопку Настройки.

2. В разделе Сотрудники и очереди нажмите кнопку Показать всех.

3. На странице Сотрудники и очереди найдите очередь, к которой хотите подключить линию "Защита от пропущенных". Нажмите кнопку Общие настройки очереди:

4.1. Найдите секцию Максимальное время ожидания (сек) и задайте в ней время, через которое звонок уйдет в Телефонискту (если никто из сотрудников не ответит). Рекомендуем задать 15 секунд.

4.2. Найдите секцию По истечению времени. В выпадающем меню По истечению времени выберите Перевести на номер и в поле ниже укажите тот внутренний номер, который вы создали для линии «Защита от пропущенных».

Проверка и запуск

1. В разделе Линии и сценарии на панели Линии и сценарии обработки звонков найдите недавно созданную линию. Убедитесь, что слева от названия линии нет красного восклицательного знака. Если знак есть, значит есть проблемы с настройками линии, и необходимо перепроверить все ранее выполненные настройки линии

2. На своей АТС позвоните на внутренний номер, который был задан в разделе Подключение к АТС

3. Вы должны услышать голосовое сообщение, в котором вас попросят что-нибудь сказать для проверки звука

4. После звонка в личном кабинете перейдите в раздел Главная

5. На панели звонки найдите совершенный звонок; звонок может появиться с задержкой до 1 минуты

6. Щелкните по строке звонка, появится плеер для прослушивания записи

7. Прослушайте запись и убедитесь, что слышен и голос оператора, и ваш голос

1. В разделе Линии и сценарии на панели Линии и сценарии обработки звонков найдите недавно созданную линию

2. Наведите мышкой на область левее названия линии и нажмите на появившуюся кнопку, откроется меню

3. В открывшемся меню выберите пункт Подключить к колл-центру

4. Поздравляем! Вы настроили линию секретаря. С этого момента звонки будут обрабатываться колл-центром

5. Для отключение колл-центра от обработки звонков в этом же меню нужно выбрать Отключить от колл-центра (пункт появляется только на включенных линиях)